08.10.2023

10 советов по составлению бюджета мероприятия на 2022 год

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «10 советов по составлению бюджета мероприятия на 2022 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Бюджетирование проекта: понятие и виды

2. Бюджет организации и его состав

3. Как строится смета праздника и что в нее входит?

4. Какими документами нужно оформить корпоратив

5. Коротко о корпоративах

6. Представительские расходы и бухучет

7. Формы корпоративных мероприятий

8. Из примеров бюджетных мероприятий:

9. Затраты на корпоратив: бухгалтерский, налоговый учет и НДФЛ

10. Бухучет трат на проведение мероприятия

11. Можно ли уменьшить налог на прибыль

12. Так как согласно нормамст.ст. 171 и 172 НК РФ вычетам подлежат суммы налога НДС при выполнении трех условий:

Для успешного проведения мероприятия вам необходимо определить, проверить и заключить контракт со всеми необходимыми специалистами. Сюда могут входить поставщики услуг питания, аудиовизуальные техники, печатники, декораторы, фотографы, флористы и сотрудники службы безопасности. Конечно, вы также должны заказать докладчиков и докладчиков, в том числе видных деятелей, экспертов или влиятельных лиц, которые могут наилучшим образом донести идеи, которые вы хотели бы распространить на собрании.

Чтобы убедиться, что все идет в соответствии с вашим планом, определите график мероприятия и убедитесь, что все в вашей команде знают, за какие аспекты дня они отвечают за управление.

Вы должны работать очень намеренно, чтобы создать баланс между привлечением участников и предоставлением им некоторой свободы в их расписании.

«Людям легко скучно, — говорит Джонатан Чан, глава отдела маркетинга Insane Growth. «Если не хватает разнообразия, чтобы заинтересовать их, значит, вы потратили много денег на тщеславие».

Бюджетирование проекта: понятие и виды

Под проектом понимается совокупность мероприятий, объединенных целью и имеющих выделенный бюджет. Проекты в компании могут подразделяться на два вида:

Совокупность внутренних проектов – представляет собой Инвестиционный бюджет.

Для проектного типа бизнеса характерно одновременное выполнение нескольких операционных (текущих) проектов, с помощью которых компания генерирует маржинальную прибыль. К проектно-ориентированными компаниями можно отнести:

В учетной политике управленческого учета таких компании необходимо учитывать особенности проектной деятельности. При этом составление корректных бюджетов может быть довольно сложным процессом, включающим в себя несколько этапов подготовки бюджетов отдельных проектов и их консолидацию, согласование бюджетов на различных уровнях организации.

В случае бюджетирования инвестиционных (внутренних) проектов необходимо учитывать то, что они определяют развитие компании, и поэтому требуют особого внимания для эффективного управления затратами компании. Зачастую отследить их влияние достаточно проблематично за счет включения таких затрат в текущие производственные расходы и отсутствия прямой зависимости между платежами по инвестиционной и ростом активом кампании. Для оптимального управления такими проектами необходимо помимо бюджета проекта составлять бизнес – план, который покажет взаимосвязь целей и задач проекта, маркетингового анализа и сумм бюджетов.

В рамках текущей статьи мы будем рассматривать внешние (операционные) проекты, так как формирование Инвестиционного бюджета имеет свои особенности. Но требования, предъявляемые к бюджетам операционных проектов, применимы и к инвестиционным проектам.

Бюджет организации и его состав

В широком понимании это учет всех активов. При более тщательном разборе это множество документов, результатов и анализа, которые позволяют составить несколько смет для планирования дальнейшей работы.

О главных типах мы говорили выше. Состав проще представить в виде небольшой схемы:

Приток ДС

Бюджет

Меняется долг по поставщикам и оплате труда

Смена объемов запасов сырья и материалов

Бюджет по производству

Меняются объемы запасов готовой продукции

Бюджет по отгрузке

Меняется долг по покупателям

Как строится смета праздника и что в нее входит?

Театр, как известно, начинается с вешалки, а работа над проектом — с брифа. После того, как достигнуты первые договоренности, начинается один из самых кропотливых этапов — составление сметы расходов на проведение мероприятия. О том, как строится смета и что в неё обычно включается, рассказывает
руководитель административного отдела Гильдии Мастеров, Евгения Воробьёва

Прежде чем приступить к составлению сметы, администратор обычно разрабатывает план мероприятия, основываясь на режиссерской концепции. Конечно, первый вариант сметы – предварительный и очень условный, так как в процессе согласований в нее могут быть внесены дополнительные позиции или наоборот, удалены ненужные. Администратор постоянно ведет поиск оптимальных решений в соответствии с желаниями заказчика, стараясь учесть индивидуальные особенности компании и соблюсти рамки выделенного на мероприятие бюджета.

Если мероприятие будет проводиться не на территории Заказчика, то одной из первых и обязательных статей расхода станет аренда площадки: этот раздел часто включает банкетное или кейтеринговое обслуживание. Программа развлечений, предусмотренная сценарием, может потребовать особое техническое обеспечение — этот раздел, в зависимости от сложности проекта, может включать в себя световое, звуковое и сценическое оборудование, плазменные панели и всевозможные новинки технической мысли для создания специальных эффектов и реализации высокотехнологичных решений . Оформление праздничного пространства, в большинстве случаев — обязательный пункт, ответственный за создание атмосферы. Стоимость напрямую зависит от режиссерской идеи и предпочтений заказчика – от сложных и дорогих театральных декораций до экономичных, но эффектных вариантов из живых цветов или воздушных шаров. Этот пункт может также включать в себя разработку и изготовление сопутствующей полиграфии – афиши, приглашения, билборды, тантамарески и многое другое. Раздел административно-постановочная группа это команда профессионалов, которая работает над праздником: директор и режиссер проекта, технический директор, один или несколько администраторов – те, кто осуществляет подготовку и проведение мероприятия. В этом разделе также указывается процент за менеджмент агентства. Общие расходы мероприятия могут включать реквизит, транспорт, фото- и видео- съемку, призы и подарки, фейерверк, прокат костюмов и многое другое: список ограничивается фантазией режиссера и желанием Заказчика. Дополнительной статьей расходов может стать приглашение артистов и исполнителей: расходы на гонорары и выполнение райдеров зачастую окупают эффект, произведенный появлением на празднике эстрадной звезды или медийного лица. Еще один возможный пункт сметы — интерактивные зоны — это отличный выход из положения, когда аудитория праздника велика и разнообразна: развлекательные площадки на любой вкус не оставят скучать никого. Другие, особенные статьи расходов могут возникнуть исходя из обсуждаемых с Заказчиком концепций и являются строго индивидуальными.

Какими документами нужно оформить корпоратив

Отметить праздник в компании можно по-разному. Например, организовать всё самостоятельно и накрыть стол в офисе, тогда и расходы компании, скорей всего, ограничатся оплатой еды и напитков. Если мероприятие выездное, то к этим расходам добавится аренда банкетного зала, работа приглашенных ведущих и артистов, фотографа. Можно поручить организацию банкета «под ключ» event-агентству. С вас только оплата их услуг.

Как бы вы ни решили провести свой корпоратив, к нему нужно оформить:

приказ руководителя компании — укажите, где, когда и по какому поводу будет организовано корпоративное мероприятие, а также назначьте лиц, ответственных за проведение мероприятия и за все расходы, связанные с ним;
программу;
утвержденный бюджет или смету — укажите стоимость каждого этапа организации праздника;
отчет об исполнении бюджета (сметы).

Не забывайте все расходы на праздник документально подтверждать:

договорами;
первичными документами — актами выполненных работ, оказанных услуг, товарными накладными, авансовыми отчетами, чеками ККТ, ведомостями выдачи подарков и др.;
счетами-фактурами;
платежными поручениями (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 313 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

Коротко о корпоративах

Корпоратив – обязательное мероприятие в любой компании вне зависимости от её размера и количества сотрудников. Корпоративом могут быть как посиделки в офисе или совместный поход в бар у небольшого коллектива, так и масштабное мероприятие на несколько дней с поездкой за город у большой компании.

Раньше задачей было собрать всех вместе на роскошном банкете и составить максимально развлекательную программу, которая помогла бы повысить лояльность сотрудников. Сегодня же я замечаю, что всё больше компаний относятся к корпоративам как к работающему бизнес-инструменту. И это абсолютно верный подход.

Действительно, корпоратив – это не только развлечение, но и возможность для руководства провести ряд мероприятий, направленных на сплочение и мотивацию сотрудников. Именно поэтому вектор сейчас направлен в сторону командообразующих форматов мероприятий.

Представительские расходы и бухучет

Если для налогового учета очень важно определение категории «представительские расходы», то в бухгалтерском учете они отдельно не выделяются. Они проводятся как затраты по обычным видам деятельности, а именно:

материальные затраты;
амортизационные;
связанные с оплатой труда и соцвыплатами;
прочие.

Логичнее всего отнести представительские расходы к категории «прочие». П. 8 ПБУ 10/99 говорит о том, что организация сама вправе формировать их перечень для целей бухучета. В зависимости от особенностей деятельности фирмы, эти расходы можно отразить как общехозяйственные или расходы на продажи. При этом может осуществляться корреспонденция со счетом учета расчетов или матценностей.

Проводки таких расходов будут осуществляться по счетам 26 (в основном для промышленных организаций) или 44 (чаще используют торговые фирмы):

дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – приняты к учету услуги или работы, имеющие отношение к представительским расходам;
дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 10 «Материалы» – списаны материальные ценности для представительского мероприятия (например, продукты, напитки, алкоголь).

НАПРИМЕР. ООО «Артаболена» платит авансовые отчисления по налогу на прибыль каждый месяц, считая их по факту прибыли. За 11 месяцев 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 300 тыс. руб. Представительские расходы (без НДС) за эти 11 месяцев составили 13 тыс. руб.

Рассчитывая годовой налог на прибыль, ООО «Артаболена» может учесть представительские расходы в размере не более 4% от 300 000 руб., то есть 12 000 руб. Таким образом, получается сверхнорматив по представительским расходам в размере 1 тыс. руб. С точки зрения налогообложения, это будет постоянной разницей, диктующей постоянное налоговое обязательство.

Формы корпоративных мероприятий

Формы проведения корпоративных мероприятий выбирают в зависимости от их вида и цели, а также тех средств, которые планируется вложить.

Так, празднование нового года может проходить в форме традиционного банкета, а может представлять собой грандиозное шоу с участием известных артистов или настоящий квест-приключение, в котором сотрудники будут участвовать вместе с детьми, а веселья хватит на всех.

Обучающее мероприятие – это не только стандартные часы в лекционном зале, зачеты и экзамены. И даже не только деловые игры, на которые ориентируются многие компании, чтобы поставить своих сотрудников в ситуации, максимально приближенные к естественным. Оказывается, обучение может быть веселым, увлекательным, если выбрать игровые формы. Здесь под игровой формой понимается не обычная деловая игра, когда кто-то из работников изображает клиента, создавая проблемную ситуацию. Игра может быть не связана непосредственно с ситуацией офисных будней. А как насчет того, чтобы поместить топ-менеджеров в древнеримские термы и предложить генерировать идеи, удобно раскинувшись в окружении бокалов вина и блюд с фруктами? Возможно, это принесет новые идеи, как сделать жизнь клиентов более комфортной? А если предложить им принимать решение в экстремальных условиях тонущей подводной лодки?

Из примеров бюджетных мероприятий:

Турниры по кибер-играм со стримами и комментаторами, которые организовали коллеги.
Йога в офисе или онлайн. Преподаватель-коллега проводит сессии, и в качестве мотивации получает нефиксированный донейшен после каждого занятия от участников.
Квизы по кинофильмам. Сделали красочную презентацию, несколько опросов по раундам, доступные по ссылкам на каждый тур. Фильмы выбрали на свой вкус. И протестировали заранее всю игру с организаторами-коллегами.
Марафоны английского языка в Телеграм. Тут нам помогает языковой центр компании, который и является главным вдохновителем марафона. Постоянные домашние задания, общение в мессенджерах, рейтинг лучших. Если у вас есть языковеды, то это вас выручит.
Мастер-классы по посадке микрозелени и эко-лекции. В эко-направлении мы работаем давно и много. Коллеги учатся собирать мусор, сажать дома маш. Своими успехами они делятся в специальных группах в соцсетях.

Затраты на корпоратив: бухгалтерский, налоговый учет и НДФЛ

Опубликовано 21.12.2019 15:34 Administrator Просмотров: 1767

В преддверии новогодних и рождественских праздников очень остро встаёт вопрос о бухгалтерском и налоговом учёте корпоративных мероприятий.

Мы так все трудились и хотим отметить окончание очередного рабочего года. Но на деле такое мероприятие становится «головной болью» бухгалтера в части отражения расходов в учёте.

Рассмотрим подробнее этот вопрос на примере программы 1С: Бухгалтерия предприятия редакции 3.0.

К сожалению, в налоговом учёте принять расходы, связанные с банкетом, можно только в том случае, если помимо сотрудников компании на мероприятии присутствуют и представители клиентов. Тогда можно сказать, что это уже не расходы на корпоратив, а представительские расходы, принимаемые в налоговом учёте с соблюдением норматива – 4 процента от фонда оплаты труда.

В бухгалтерском же учёте отражаются все факты хозяйственной деятельности фирмы, и отражение корпоративного мероприятия не является исключением.

Следует отметить, что возможности учесть представительские расходы нет у организаций, находящихся на УСН. Так как перечень принимаемых расходов, указанный в статье 346.16 НК РФ, является закрытым.

Ещё один вопрос, не дающий спать спокойно: нужно ли из зарплаты сотрудников удерживать подоходный налог с сумм, потраченных на корпоративное мероприятие?

Согласно статье 211 НК РФ, работодателю следует удерживать НДФЛ со всех материальных благ, предоставленных работникам и прямо не связанных с исполнением ими служебных обязанностей. Получается, что налог удержать необходимо. Но есть и исключение. Если перечень гостей мероприятия был открытым, и количество посетителей точно не известно, то и выгоду каждого сотрудника определить не удастся.

Рассмотрим отражение затрат на корпоратив в программе 1С: Бухгалтерия 8.

Расходы для принятия их в учёте должны быть обязательно документально подтверждены. Это могут быть акты выполненных работ, полученные от поставщиков, а также чеки и бланки строгой отчётности в случае назначения ответственного лица и выдачи ему подотчётных денежных средств.

При принятии решения оформить корпоратив как представительские расходы вам поможет наша статья Представительские расходы и их учет в 1С: Бухгалтерии

Для отражения поступивших актов и счетов-фактур необходимо ввести в программу документ «Поступление (акты, накладные)» в разделе «Покупки».

Нажав на кнопку «Поступление», из выпадающего меню нужно выбрать «Услуги (акт)». В созданном документе вводим номер и дату акта, контрагента, договор, наименование услуги и её стоимость.

Счёт учёта при этом используется 91.02, субконто «Расходы, не учитываемые в целях налогообложения».

Бухучет трат на проведение мероприятия

Бухучет и налоговый учет имеют существенные отличия. В частности, в бухучете траты на корпоратив нужно указывать в полном объеме. Из-за разницы в учете появляется постоянная налоговая разница. Следовательно, образуется постоянное обязательство по налогу.

Рассмотрим проводки, которые необходимы для учета расходов на корпоративное мероприятие:

ДТ91/2 КТ60. Принятие к учету трат на обслуживание в ресторане, аренду помещения.
ДТ19 КТ60. Принятие к учету НДС с расходов на услуги банкетного заведения.
ДТ91/2 КТ19. Списание НДС на прочие траты.
ДТ60 КТ51. Перечисление средств за услуги банкетного учреждения.
ДТ99 КТ68. Фиксация постоянного обязательства по налогам.
ДТ91/2 КТ76. Услуги тамады.
ДТ76 КТ68. Удержание НДФЛ с суммы, уплаченной тамаде.
ДТ76 КТ51. Перечисление средств тамаде.
ДТ91/2 КТ69. Начисление страховых взносов на оплату услуги.
ДТ99 КТ68. Фиксирование постоянного налогового обязательства.

Проводки должны подтверждаться информацией из первичных документов. Рассмотрим примеры первички, сопровождающей корпоративное мероприятие:

Акт об оказанных услугах.
Договор с тамадой.
Договор об аренде банкетного зала.

Как уже упоминалось, траты на организацию мероприятия не будут учтены в рамках налогообложения. Однако страховые взносы с оплаты услуг по гражданско-правовым соглашениям принимаются к налоговому учету. Соответствующая возможность оговорена в пункте 1 статьи 264 НК РФ, Письме Минфина №03-04-06/8592 от 20 марта 2013 года.

ВАЖНО! На корпоративах сотрудникам могут выдаваться подарки. Следует помнить, что учитываются они в особом порядке. Это отдельная статья расходов, сопутствующая праздничным мероприятиям.

Можно ли уменьшить налог на прибыль

В большинстве случаев затраты на проведение корпоративов составляют весьма большую сумму, поэтому в компаниях начинают искать способы учесть понесенные издержки при расчете налога на прибыль. Однако ст. 252 НК РФ определено, что при расчете налоговой базы по налогу на прибыль можно учитывать только экономически оправданные расходы, подтвержденные документально. Расходы денежных средств должны быть неразрывно связаны с осуществляемой предпринимательской деятельностью (направлены на получение доходов в будущем).

Провести корпоратив по бухгалтерии компании можно двумя способами:

Мероприятие для сотрудников фирмы. В данном случае затраты на корпоратив не попадают под законодательно утвержденное определение обоснованных расходов, вычесть их из налоговой базы нельзя, мероприятие оплачивается из средств чистой прибыли. В бухгалтерском учете фирмы такие расходы отображаются в полном объеме, поэтому у компании образуется постоянное налоговое обязательство (20% от суммы отображенных затрат).
Существует альтернативный способ проведения корпоратива, когда часть расходов может быть учтена в качестве представительских трат. Для этого следует пригласить на празднование бизнес-партнеров.

Требования к представительскому мероприятию:

приказ, заверенный руководством компании, о проведении торжества с представителями компаний-партнеров для обсуждения сотрудничества;
составлена программа будущего мероприятия;
составлена смета затрат. Все понесенные расходы денежных средств имеют документальное подтверждение (договоры, акты, УПД, ТОРГ-12 и счет-фактура и т.д.);
на мероприятие приглашаются партнеры по бизнесу;
возмещаются затраты непосредственно на официальную часть торжественного вечера (банкетное меню, аренда помещения). Расходы на развлечения не учитываются;
платежные документы, подтверждающие расходы;
по завершении корпоративного мероприятия составляется отчет о его результатах;
прикладывается расчет норматива по представительским расходам.

Ограничение! Законодательством установлен лимит представительских расходов – не более 4% расходов на оплату труда персонала. Все, что сверху, покрывается за счет чистой прибыли компании.

Для специального режима налогообложения «доходы минус расходы» в ст. 346.16 НК РФ приведен конкретный закрытый перечень расходов, на которые можно уменьшать полученные доходы. Представительские расходы в данный перечень не включены, поэтому не учитываются при расчете налога по УСН.

Аренда зала для корпоратива, банкетное меню, салюты и т.д. – все это создает выгоду для сотрудников компании и облагается НДФЛ. Данное правило действует только в том случае, когда известно точное количество гостей или были оплачены персонифицированные расходы (например, приобретение билетов конкретным работникам). При наличии информации о количестве гостей необходимо разделить все затраты на праздник и рассчитать выгоду для каждого гостя отдельно, начислить НДФЛ.

Так как согласно нормамст.ст. 171 и 172 НК РФ вычетам подлежат суммы налога НДС при выполнении трех условий:

товары (работы, услуги) должны быть приняты к учету (п.1 ст. 172 НК РФ), что должно быть подтверждено соответствующими документами;

товары (работы, услуги) должны использоваться для осуществления операций, признаваемых объектами обложения НДС, или быть предназначены для перепродажи (п. 2 ст. 171 НК РФ);

вычет должен производиться на основании счета-фактуры, выставленного продавцом при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг) (п.1 ст. 172 НК РФ). Таким образом, НДС, предъявленный поставщиками товаров (работ, услуг) в связи с проведением корпоративного праздника для работников, к вычету не принимается, потому что в данном случае товары приобретаются не для осуществления операций, признаваемых объектами обложения НДС.

В соответствии с ч.1 ст. 7 ФЗ от 24.07.2009 N 212-ФЗ (далее — Закон N 212-ФЗ)страховыми взносами в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ облагаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по договорам авторского заказа, договорам об отчуждении исключительного права, лицензионным договорам и т. п. Обращаем ваше внимание, что оплата стоимости корпоративных мероприятий среди выплат, которые облагаются взносами в статье 9 Закона 212-ФЗ не указана. К тому же данные мероприятия не относятся ни к трудовым, ни к гражданско-правовым отношениям между работником и работодателем, кроме того, как и в случае с НДФЛ, выплату невозможно персонифицировать, а следовательно стоимость праздничных мероприятий не должна включаться в базу для обложения страховыми взносами.

Тоже можно сказать и о взносах на страхование от несчастных случаев и производственных заболеваний. Данные взносы на стоимость корпоративных праздничных мероприятий не начисляются, так как празднование происходит вне рамок трудовых отношений.

Некоторые компании рассматривают расходы на проведение корпоративных мероприятий в качестве рекламных или представительских. Данные точки зрения также имеют место быть, однако налоговые органы их не поддерживают. Дело в том, что рекламные расходы — это расходы на распространение любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, информации, адресованной неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке. Таким образом, мы видим, что расходы на корпоративные мероприятия рекламными не являются (Определение ВАС РФ от 13.10.2011г. № ВАС-14202/11).

Что касается учета рассматриваемых нами расходов в качестве представительских, то в данном случае на корпоратив необходимо пригласить партнеров и клиентов компании, однако не следует забывать, что представительские расходы можно учесть в составе прочих затрат в размере не более 4 процентов от расходов на оплату труда.

Таким образом, самым подходящим способом отражения затрат на проведение корпоративных мероприятий является признание затрат прочими, а при соблюдении норм налогового законодательства и данных нами рекомендаций, мы уверены, что у контролирующих органов не возникнет повода засомневаться в правильности учета произведенных вами расходов на организацию праздника.

Цель проекта – создание кейтеринговой компании в г. Краснодаре. Кейтеринг – оказание услуг по обслуживанию мероприятий в сфере обеспечения питания ресторанного типа. Другими словами, в случае проведения мероприятия (корпоративный праздник, свадьба и прочие) не в ресторане, а, например, на природе, кейтеринговая компания обеспечивает наличие питания на мероприятии. Формат обслуживания может быть любым – от предоставления в аренду оборудования (мебель, бойлеры, мармиты, посуда) до полного сопровождения мероприятия с сервировкой и обслуживанием.

К факторам успеха проекта можно отнести невысокую конкуренцию в данном сегменте, растущую популярность выездных мероприятий в России, клиентоориентированный подход проекта. Преимуществом данного формата является также невысокий порог входа и низкий уровень текущих затрат.

Инвестиционные затраты направлены на приобретение основных средств – оборудование, мебель, посуда, а также на организацию стартовой рекламной кампании. Также в инвестиционные затраты включены средства на формирование фонда оборотных средств, из которого компенсируются убытки первых периодов, до выхода проекта на окупаемость.

Показатели эффективности проекта свидетельствуют о его высокой эффективности и инвестиционной привлекательности.

Таблица 1. Основные показатели эффективности проекта

Срок окупаемости (PP), мес.	6
Дисконтированный срок окупаемости (DPP), мес.	6
Чистая приведенная стоимость (NPV), руб.	1 611 562
Коэффициент рентабельности инвестиций (ARR), %	38,81%
Внутренняя норма прибыли (IRR), %	21,64%
Индекс доходности (PI)	1,29