Сроки сдачи справки о численности работников
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки сдачи справки о численности работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В рамках средней численности работников (MAM) указывается средняя численность работников, которые работали в течение базисного периода. Показатель должен отправлять отчеты в РСВ и 4-ФСС; с 2021 года отдельной отчетности по среднесписочной численности работников нет. Контролирующие органы получают всю необходимую информацию из расчета страховых взносов.
Что такое среднесписочная численность работников
Отчеты по взносам подаются за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год, поэтому среднесписочная численность работников должна быть рассчитана за те же периоды.
4-ФСС завершение и представление — № 381 от 26. 09. 2016 г.
приказ ФСС. Согласно этому нормативному документу, значение средней численности работников за период с начала использования бухгалтерского учета должно быть указано на титульном листе. Форма должна быть представлена в ФСС либо в печатном виде, либо до 25-го числа отчетного периода и не позднее 20 дней после окончания отчетного периода.
Заполнение среднесписочной численности работников ФОТ регулируется приказом Федеральной налоговой службы от 18 сентября 2019 года MMB-7-11/470@ — реквизиты проставляются на титульном листе. Работодатели должны представить расчеты страховых взносов в налоговые органы в течение 30 календарных дней после окончания отчетного периода (квартала, полугодия, девяти месяцев или года); в связи с изменениями в формате DIF не требуется отдельная декларация по среднесписочной численности работников (правило вступает в силу с января 2021 года).
Алгоритм расчета среднемесячного периода и других расчетных периодов разъяснен в приказе Росстата № 711 от 27 ноября 2019 года.
Предприятиям необходима информация о средней численности работников в следующих случаях
- полная отчетность по взносам на все виды страхования — РСВ и 4 — ФСС, и
- при определении доли прибыли, приходящейся на разные участки, в соответствии со статьей 288 Налогового кодекса.
- При выявлении права на льготы по НДС в виде освобождения от налогообложения определенных действий (среднесписочная численность инвалидов сравнивается с общей среднесписочной численностью инвалидов в соответствии с требованиями статьи 149 Налогового кодекса). 3 ст. 149 Налогового кодекса РФ).
- Информация о средней численности работников важна для представления налоговых деклараций и расчетов в печатной форме — средняя численность работников не должна превышать 100 человек (статья 80 Налогового кодекса); и
- P-4, подается всеми юридическими лицами (кроме тех, которые характеризуются как МСП) до 15-го числа отчетного периода (ежемесячно), например, для дополнения статистических форм.
- Чтобы быть охарактеризованным как малое или среднее предприятие, оно не должно иметь более 100 или 250 сотрудников соответственно (статья 4 Закона 209 от 24 июля 2007 года).
- Применяются пониженные взносы на страхование. Например, для IT-компании средняя численность сотрудников должна быть не менее семи человек (статья 427(5) Налогового кодекса).
Средняя численность работников: как рассчитать?
ССЧ за месяц считается как сумма списочной численности работников за каждый календарный день месяца (в том числе праздничные и выходные дни), делённая на количество календарных дней месяца.
Как посчитать среднесписочную численность работников за год? Аналогично — сумма ССЧ за каждый месяц, делённая на 12 (число месяцев в году).
Как посчитать среднесписочную численность работников для нового предприятия
Есть свои особенности расчёта численности для вновь созданных организаций и ИП. Разберём на примере.
ООО “Кристалл” начало свою деятельность 16 мая 2022 года. За май всех нужных сотрудников трудоустроили. В июне новых приёмов уже не было, и ССЧ за этот месяц была равной 40.
| День | ССЧ |
|---|---|
| 16.05.2022 | 2 |
| 17.05.2022 | 3 |
| 18.05.2022 | 8 |
| 19.05.2022 | 9 |
| 20.05.2022 | 12 |
| 21.05.2022 | 12 |
| 22.05.2022 | 12 |
| 23.05.2022 | 15 |
| 24.05.2022 | 18 |
| 25.05.2022 | 22 |
| 26.05.2022 | 26 |
| 27.05.2022 | 34 |
| 28.05.2022 | 34 |
| 29.05.2022 | 34 |
| 30.05.2022 | 38 |
| 31.05.2022 | 40 |
| ИТОГО | 319 |
Рассчитываем ССЧ для РСВ на примере расчета суммы основных показателей
Важно отметить, что правила расчета ССЧ изменились. Начиная с настоящего времени в определении ее значения пользуются правилами из Указаний по заполнению ф. № 4, которые были утверждены Приказом Росстата № 872 от 30.11.2022.
Важно отметить, что на текущий 2023 г. значение РСВ рассчитывают согласно правилам из Приказа № 872. Но при этом учитывают только работников, которые работают на основной работе и заключили трудовой договор. Не учитываются для данного отчета работающие по ГПД, в том числе ИП, а также внешние совместители. Сотрудник, совмещающий в одной организации несколько должностей считается как 1 человек.
Рассмотрим пример расчета. Компания ООО «Восторг» была зарегистрирована в августе. Нужно узнать значение среднесписочной численности за год, зная следующие условные данные ССЧ:
- 50 чел. (август);
- 53 чел. (сентябрь);
- 55 чел. (октябрь);
- 51 чел. (ноябрь);
- 52 чел. (декабрь).
Кого нужно учитывать или не учитывать при расчете среднесписочной численности
Чем больше штат сотрудников и сложнее организована кадровая работа, тем более сложным может оказаться расчет среднесписочной численности. Когда нет текучки, все оформлены по трудовому договору, данные фактически не меняются от месяца к месяцу, а то и от года к году. Если на компанию работают удаленные сотрудники, совместители, привлекаются люди на замещение болеющих или отсутствующих по другим причинам работников, временно назначаются исполняющие обязанности, при этом заключаются разные формы договоров, определить среднесписочную численность работников бывает сложно. Правильно посчитать работников поможет таблица:
| Среднесписочная численность работников учитывает | Среднесписочная численность работников не учитывает |
|---|---|
| учредителя или участника общества, официально оформленного и получающего зарплату; всех официально трудоустроенных в течение отчетного периода, независимо от количества отработанных дней; командированных и отпускников; сотрудников на больничном, в декрете; тех, у кого рабочая неделя менее 15 часов или работающих на дому по трудовому договору; находящихся в учебном отпуске, студентов на балансе, практикантов; находящихся на испытательном сроке; работающих пенсионеров; работников по нарядам или вахтам, временных работников или исполняющих обязанности. |
собственников, не получающих зарплату; внешних совместителей; работников по договору ГПХ; сотрудников, проходящих обучение с отрывом от производства и получающих стипендию от предприятия. |
Среднесписочная численность
С 2021 г. при формировании РСВ нужно не только сравнить показатели начисленного дохода с информацией в 6-НДФЛ, а показатели численности застрахованных лиц с информацией в СЗВ-М. Также требуется заполнить показатель среднесписочной численности работников, который содержится на титульном листе РСВ.
Его значение сводится к следующим моментам:
- показатель применяется для проверки соответствия зарплаты уровню оплаты труда в среднем по отрасли;
- показатель учитывается в качестве одного из критериев при применении специальных налоговых вычетов, некоторых пониженных тарифов страхвзносов и включения в реестр МСП.
С чего начинать расчет
Прежде чем приступать к определению среднесписочной численности работников предприятия за год, нужно из данных исключить тех лиц, информация по которым не включается в расчет. Это:
-
сотрудницы, пребывающие в отпуске по беременности и родам, или усыновившие новорожденного ребенка прямо из роддома, а также оформившие отпуск по уходу за ребенком;
-
работники, взявшие дополнительный неоплачиваемый отпуск в связи с учебой в образовательном заведении, и сотрудники, взявшие неоплачиваемый отпуск для поступления в ВУЗ или средне-специальное учебное заведение;
-
внешние совместители;
-
лица, работавшие по договорам ГПХ;
-
учредители, не получающие заработную плату;
-
сотрудники, направленные на работу за границу;
-
работники, отправленные на учебу с отрывом от производства (получающие стипендию от организации), или переведенные временно в другую организацию без сохранения зарплаты.
Лица, включенные в расчет и исключенные из списка при подсчете численности
В расчет среднесписочной численности включаются лица вне зависимости от факта нахождения на рабочем месте. Сотрудники могут отсутствовать по причине болезни, отпуска, в связи с исполнением государственных обязанностей. При включении их в состав численности учитываются лица с уважительными причинами отсутствия и сохранением средней заработной платы. При выборке количества трудоустроенных лиц предприятия часть работников не подлежит учету в среднесписочной численности.
| Лица, включаемые в расчет | Лица, исключаемые из расчета среднесписочной численности |
| Наемные работники, принятые на постоянную, временную или сезонную работу по трудовому контракту | Лица, трудоустроенные по договорам ГПХ |
| Внутренние совместители | Внешние совместители |
| Работники, отсутствующие по болезни, подтвержденной документом медицинского учреждения | Сотрудницы, находящиеся в отпуске по БиР, по уходу за ребенком |
| Лица на испытательном сроке | Потенциальные сотрудники, с которыми оформлен ученический договор с оплатой на время обучения |
| Работники, находящиеся в очередном отпуске | Лица, получившие отпуск без оплаты в связи с поступлением в учебное заведение |
Особые правила установлены для отражения в показателе численности совместителей. Работник, принятый по договору о внутреннем совместительстве, отражается в количестве 1 штатной единицы. Временные работники других предприятий не учитываются. Кроме совместительства, применяется совмещение либо замещение должностей в связи с внутренней необходимостью. При совместительстве должностей численность не увеличивается.
Какая численность включается в 4-ФСС
На титульном листе 4-ФСС в 2021 году укажите (п. 5.15 Порядка заполнения 4-ФСС):
- в поле “Среднесписочная численность работников” – среднесписочную численность за 1 квартал 2021 г., рассчитанную в обычном порядке;
- в поле “Численность работающих инвалидов” – списочную численность инвалидов на 31.03.2019;
- в поле “Численность работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами” – списочную численность занятых на вредных работах на 31.03.2019.
Приведем пример расчета среднесписочной численности для 4-ФСС в 2019 году.
Месячные показатели численности сотрудников предприятия:
- за январь равен двенадцати;
- за февраль равен одиннадцати;
- за март равен тринадцати.
Показатель расчета за 1 квартал 2021 года среднесписочной численности для ФСС-4 в данном примере будет равен двенадцати ((12 + 11 + 13) / 3 = 12). Именно этот показатель подлежит отражению в соответствующей строке расчета 4-ФСС.
Среднесписочная численность — учитывать ли декретниц и находящихся в отпуске по уходу за ребенком?
Среднесписочную численность работников по состоянию на установленную дату определяют в соответствии с Порядком заполнения и представления формы федерального государственного статистического наблюдения № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности», утвержденного постановлением Федеральной службы государственной статистики от 09.10.2006 г. № 56 (далее – Постановление). Среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года и деления полученной суммы на 12. Среднесписочную численность за месяц рассчитывают путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца. Численность работников списочного состава за выходной или праздничный день принимается равной численности работников за предшествующий рабочий день (п. 8 Постановления). В списочной численности за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам (п. 9 Постановления). Учтите, что в списочную численность не включаются следующие категории работников (п. 10 Постановления): — внешние совместители; — выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера; — направленные на работу за границу; — направленные организациями на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы, — получающие стипендию за счет средств этих организаций; — лица, с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение с выплатой в период ученичества стипендии; — подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации; — собственники данной организации, не получающие заработную плату; адвокаты; — военнослужащие. Следующие работники списочной численности не включаются в среднесписочную численность (п. 11.1 Постановления): — женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, лица, находившиеся в дополнительном отпуске по уходу за ребенком; — работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов. Кроме того, лица, работающие в соответствии с трудовым договором неполный день, учитываются пропорционально отработанному времени (п. 11.3 Постановления). В случае если организация работала неполный год, среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации и деления полученной суммы на 12 (п. 11.6 Постановления). Полятков С.С. (Информационное Агентство «Финансовый Юрист»)
Если отчетный период отработан не полностью
Среди ИП и организаций немало таких, чья деятельность началась, либо прекратилась в середине года. В такой ситуации отчетный период отработан не полностью. Тем не менее, алгоритм расчета среднесписочной численности остается прежним: сначала следует сложить показатели за каждый из месяцев периода, а затем разделить на количество месяцев данного периода. Обратите внимание: делить нужно на количество календарных, а не фактически отработанных месяцев.
Пример 4
Компания зарегистрирована в сентябре 2020 года, все сотрудники заняты полный рабочий день. Среднесписочная численность работников составила в сентябре 8, в октябре 9, в ноябре 12 и в декабре 11.
Чтобы найти среднесписочную численность за 2020 год, бухгалтер определил суммарную среднесписочную численность за все месяцы года. Она составила 40 (8 + 9 + 12 + 11). Эту цифру бухгалтер разделил на 12, так как в году 12 месяцев. Получилось, что среднесписочная численность за 2020 год равна 3,33 (40: 12 мес.), после округления принимает значение 3.
Пример 5
Индивидуальный предприниматель занимается сезонным бизнесом. В период с 1 мая по 30 сентября (5 полных месяцев) у него работало 5 человек, все заняты полный рабочий день. В остальные месяцы года сотрудников не было.
Бухгалтеру нужно определить среднесписочную численность за 9 месяцев. Для этого бухгалтер определил суммарную численность за все месяцы периода. Она составила 25 (5 + 5 + 5 + 5 + 5). Эту цифру бухгалтер разделил на 9. Получилось, что среднесписочная численность за девять месяцев равна 2,78 (25: 9 мес.), после округления принимает значение 3.
Порядок подачи сведений о среднесписочной численности работников
В том случае, если данные предоставляются в бумажном виде, руководитель может выписать доверенность на любого сотрудника, который, в свою очередь, лично предоставит отчетность в территориальную ИФНС. Подать информацию также можно по почте, составив в обязательном порядке опись направляемого пакета документов.
Если налогоплательщик выбрал электронный способ сдачи отчета, то ответственный специалист формирует сведения о СЧР в соответствующей программе для электронной отчетности, подписывает документ электронной цифровой подписью и направляет в территориальную налоговую инспекцию по ТКС.
Налогоплательщики обязаны соблюдать сроки подачи информации и ни в коем случае не нарушать их. Так, за непредоставленные или просроченные данные о среднесписочной численности работников налоговая инспекция выставит штраф в размере 200 рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Должностным лицам тоже придется заплатить неустойку, согласно ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, в размере от 300 до 500 рублей (Письмо Минфина РФ № 03-02-07/1-179 от 07.06.2011).
Расчёт среднесписочной численности работников в 2022 году
Как посчитать среднесписочную численность работников за один месяц? Приводим формулу подсчёта из Указаний Росстата: «Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля — по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней. Численность работников за выходные и праздничные дни признается равной той, что была в предыдущий рабочий день».
Чтобы посчитать среднесписочную численность работников за месяц с несколькими рабочими днями, надо применить другой алгоритм. Например, ООО зарегистрировано 10 марта 2022 года, на работу по трудовому договору были приняты 25 человек, до конца марта списочный состав не менялся. Как быть в этом случае?
Какая численность включается в 4-ФСС
На титульном листе 4-ФСС в 2021 году укажите (п. 5.15 Порядка заполнения 4-ФСС):
- в поле “Среднесписочная численность работников” – среднесписочную численность за 1 квартал 2021 г., рассчитанную в обычном порядке;
- в поле “Численность работающих инвалидов” – списочную численность инвалидов на 31.03.2019;
- в поле “Численность работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами” – списочную численность занятых на вредных работах на 31.03.2019.
Приведем пример расчета среднесписочной численности для 4-ФСС в 2019 году.
Месячные показатели численности сотрудников предприятия:
- за январь равен двенадцати;
- за февраль равен одиннадцати;
- за март равен тринадцати.
Показатель расчета за 1 квартал 2021 года среднесписочной численности для ФСС-4 в данном примере будет равен двенадцати ((12 + 11 + 13) / 3 = 12). Именно этот показатель подлежит отражению в соответствующей строке расчета 4-ФСС.
Особенности заполнения 4-ФСС
Действующий бланк расчета утвержден приказом № 80 от 14.03.2022. Представители Фонда социального страхования требуют соблюдать основные правила при составлении отчетной формы по травматизму. Ключевые правила, как заполнить форму 4-ФСС без ошибок:
- допустимо заполнение бланка 4-ФСС от руки. Для записей используйте только черные или синие цвета чернил;
- все страницы бумажного отчета подписываются руководителем организации с указанием даты подписания. Не забудьте проставить нумерацию страниц в специальном поле вверху;
- исправления недопустимы. Если допустили ошибку на одной из страниц, то придется ее переписать;
- электронный вариант 4-ФСС обязательно удостоверяйте квалифицированной подписью уполномоченного лица учреждения. Электронную форму перед отправкой необходимо проверить в специализированных программах проверки.