Возмещение денег по авансовому отчету
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возмещение денег по авансовому отчету». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, инспекторы не против признания таких затрат в налоговом учете и освобождения их от НДФЛ. Но для этого они требуют представить заявление работника и приказ о возмещении расходов. В некоторых инспекциях считают эти два документа достаточными. Но в других запрашивают еще и общий приказ по компании о порядке возмещения таких расходов (см. образец). Поэтому, чтобы проверяющие не посчитали компенсацию доходом, облагаемым НДФЛ, а также не сняли расходы по налогу на прибыль и вычеты НДС со стоимости приобретенных товаров, такой приказ безопаснее иметь в компании. Он к тому же позволит избежать ситуации, когда излишне инициативные сотрудники приобретают товары, в которых компания на самом деле не нуждается.
Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа
Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:
- неправильно написать название организации;
- не проставить или написать неправильно дату составления документа;
- не указать регистрационный номер;
- не написать компенсируемую сумму прописью;
- неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
- не указать должность;
- не указать ответственное лицо;
- внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
- написать текст неразборчивым почерком;
- сделать много исправлений в документе;
- сделать орфографические ошибки;
- неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
- искусственно состарить документ;
- затереть ластиком текст.
Необходим ли утвержденный список лиц на выдачу денежных средств под отчет?
Отметим, что прямого указания на установление списка лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, Положение N 373-П не содержит. Тем не менее из п. 4.4 Положения N 373-П следует, что учреждения могут выдавать наличные деньги под отчет на расходы, которые связаны с ведением деятельности, с письменного распоряжения руководителя. Следовательно, с целью осуществления контроля руководитель должен утвердить список лиц, которые могут получать денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Перечень лиц, которым выдаются наличные денежные средства на данные расходы, сроки и цели использования этих средств утверждаются приказом руководителя. Срок, на который выдаются денежные средства под отчет, может устанавливаться в зависимости от конкретного случая либо для отдельных видов операций, что закрепляется отдельным нормативным актом учреждения. Целесообразно прописать данные положения в учетной политике.
Следует ли подотчетному лицу выдавать доверенность, если оно приобретает основное средство?
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (ч. 1 ст. 185 ГК РФ). Иными словами, она представляет собой одностороннюю сделку, из которой возникает право поверенного выступать от имени доверителя. Доверенность должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером учреждения и заверена печатью. Как правило, доверенность материально ответственному лицу выписывается для оформления его права выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Данная практика распространена при получении материальных ценностей, оплата которых производится посредством безналичных расчетов.
В случае если подотчетное лицо не заявляет о себе как о представителе организации и приобретает товар в порядке, предусмотренном договором розничной купли-продажи, доверенность не требуется. Договор розничной купли-продажи является публичным договором, то есть заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые она по характеру своей деятельности должна осуществлять (п. 2 ст. 492 ГК РФ). Статьей 493 ГК РФ установлено, что договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека либо иного документа, подтверждающего оплату товара.
Возмещения личных расходов сотруднику
Организация вправе не возмещать деньги сотруднику, если одно из этих условий не исполняется (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).
Сотрудник для нужд фирмы купил товарно-материальные ценности, в то время как подотчетных средств ему на эти цели не выдавали. Однако ценности нужные, и он уверен, что фирма данные траты ему возместит. Как бухгалтеру оформить такую операцию? Первое что приходит в голову, — это принять от сотрудника авансовый отчет с нулевым авансом, где расходы на покупку отражены как перерасход по подотчету.
В нем нужно отразить произведенные расходы в поездке согласно первичным документам, которые прикладываются к отчету (товарные чеки, кассовые, транспортные документы и т.п.). Первичные документы желательно пронумеровать в соответствии с записями отчета.
Выбрать один из вариантов оформления данной операции. Первый — выплатить деньги на основании приказа или распоряжения руководителя. Второй — приобрести материалы у сотрудника по договору купли-продажи.
Департамент общего аудита о выплате компенсаций надомному работнику
03.11.2011
Ответ
В соответствии со статьей 310 ТК РФ надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. Надомник может выполнять работу, обусловленную трудовым договором, с участием членов его семьи. При этом трудовые отношения между членами семьи надомника и работодателем не возникают.
В случае использования надомником своих инструментов и механизмов ему выплачивается компенсация за их износ. Выплата такой компенсации, а также возмещение иных расходов, связанных с выполнением работ на дому, производятся работодателем в порядке, определенном трудовым договором.
Аналогичная норма предусмотрена статьей 188 ТК РФ, согласно которой при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Из указанных норм можно сделать вывод, что ТК РФ прямо предусматривает обязанность работодателя выплатить работнику компенсации, в случае использования им в работе личного имущества. Кроме того, работнику также должны быть возмещены иные расходы, которые тот может нести при выполнении работы.
При этом, по нашему мнению следует разделять выплату компенсации как возмещение износа имущества и возмещение расходов как восполнение потраченных работником денежных средств.
Например, в случае использования личного компьютера, выплата компенсации – это возмещение его износа, а возмещение расходов – возмещение затрат работника на катридж, бумагу и прочие расходные материалы, связанные с использованием компьютера.
- Таким образом, в соответствии с ТК РФ работнику выплачиваются:
- — компенсация за использование личного имущества;
- — иные, понесенные работником при выполнении работы, расходы.
При этом следует отметить, что перечень возмещаемых работодателем расходов, действующим законодательством не установлен. Следовательно, по нашему мнению, это могут быть любые расходы, связанные с выполнением работы (расходы на оплату электроэнергии, Интернета, мобильной телефонной связи и т.д.), согласованные между работником и Вашей Организацией.
Порядок выплаты компенсации и возмещения расходов надомника определяется трудовым договором, также же, как и размер этих выплат.
Согласно статье 188 ТК РФ размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, размер компенсации за использование личного имущества, а также возмещение иных расходов, произведенных работником при выполнении своей работы, определяется соглашением сторон и закрепляется в трудовом договоре.
При этом нормами действующего законодательства не содержат запрета на определение компенсации и суммы, возмещаемых расходов, в твердом размере.
Следовательно, по нашему мнению, стороны могут согласовать между собой и то и другое в твердой сумме.
- В отношении признания указанной компенсации и сумм возмещаемых расходов в целях налога на прибыль отмечаем следующее.
- Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).
- Расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных в статье 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
- Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации[1].
При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Рассматриваемая компенсация и возмещаемые расходы надомного работника в статье 270 НК РФ не указаны. Соответственно, по нашему мнению, данные выплаты могут быть учтены при исчислении налога на прибыль в случае их соответствия остальным критериям статьи 252 НК РФ.
Особенности выдачи средств под отчет директору
Согласно указанию № 3210-У, подотчетные лица самостоятельно указывают в своем заявлении сумму и срок, на который выдаются средства под отчет, а директор только утверждает их. При выдаче денег под отчет директором самому себе устраняется целый ряд возможных противоречий, поскольку не возникнет расхождений в сумме и сроках запланированных трат подотчетным лицом с тем, что запланировал сам руководитель компании.
Поэтому более логичным будет составление распорядительного документа, например приказа о выдаче средств в подотчет.
В распорядительном документе должны фиксироваться (письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642):
- дата и регномер;
- Ф. И. О. подотчетника;
- сумма и период, на который она выдана;
- виза руководителя компании или ИП.
Можно ли составить один приказ на подотчет для нескольких сотрудников, узнайте здесь.
Авансовый отчет по выдаваемым самому директору подотчетным средствам также должен быть предоставлен в бухгалтерию, а остатки возвращены в кассу не позднее 3 дней после завершения срока, на который они предоставлялись под отчет, либо же (если директор находится в командировке или он вышел на больничный) в течение 3 дней после даты выхода руководителя на работу.
Какие расходы должна компенсировать организация
Опираясь на статью 168 ТК РФ, организация, решившая отправить кого-либо из своего рабочего персонала в командировку, должна в обязательном порядке компенсировать:
- Транспортные расходы:
- если сотрудник использовал свою личную машину;
- если сотруднику пришлось взять в аренду собственность, например, автомобиль;
- если сотруднику пришлось ездить на общественном транспорте или воспользоваться услугами такси.
- Расходы на снятое жилое помещение по договору найма.
- Суточные (затраты работника на личные нужды, например, питание).
- Другие расходы:
- мобильная связь;
- интернет;
- обмен валюты.
Обратите внимание! Приказ о возмещение расходов должен оформляться только после того, как сотрудник приехал из командировки.
На протяжении действия трудового договора работники вправе рассчитывать на ряд гарантий, определенных ТК РФ и иными нормативными актами. К одной из таких гарантий относиться право на отдых, закрепленная еще и в ч.5 ст.37 Конституции РФ. То есть в процессе осуществления трудовой деятельности штатные сотрудники на основании заранее утвержденного графика очередности, оформляют отпуск, минимальная длительность которого составляет 28 дней.
Во исполнение норм ст.123 ТК РФ график в компаниях стараются соблюдать, и трудящиеся отдыхают только в рамках строго определенного периода. Но производственная деятельность столь изменчива, что зачастую отпуска не только передвигаются на иное время, но и используются частично. Ведь закон допускает отзыв из отпуска в порядке ст.125 ТК РФ при условии, что нереализованная часть отдыха должна быть предоставлена не позднее окончания будущего года.
Но в следующем году у сотрудников возникает право на еще один отпуск полной протяженности в связи с чем, остатки за предыдущие года зачастую не используются и о них попросту забывают, нарушая тем самым закон и права трудящихся на отдых хотя бы минимальной продолжительности.
Подобные ситуации законом учтены в ст.127 ТК РФ, где оговорено, что при расторжении трудового контракта предприятие обязано выплатить денежную компенсацию за все дни отпуска, которые не использованы к моменту высвобождения, включая и периоды за прошлые года. При этом в ч.2 ст.127 ТК РФ указано, что по заявлению работника вместо денежной компенсации он может попросить о предоставлении отпуска в натуре, то есть в виде отдыха.
Просьба об отпуске может быть, и отклонена, ведь норма ч.2 ст.127 ТК РФ не обязывает работодателя оформлять именно отпуск при увольнении, а только предоставляет возможность выбора между двумя вариантами сторонам трудовых правоотношений.
Важен и тот факт, что зачастую и руководству, и сотруднику выгоднее оформить документы об увольнении в кратчайшие сроки и выплатить возмещение, а не продолжать сотрудничество, которое на протяжении следующего месяца является номинальным. Ведь к своим обязанностям трудящийся уже не приступит и будет только числиться в штате до конца отдыха. Поэтому производить замену отпуска денежной компенсацией не целесообразно.
Но для того чтобы сотруднику получить ту же компенсацию, необходимо оформить данный факт документально, а именно посредством издания приказа о выплате либо же иного документа. Ведь практически все процессы на предприятии производятся на основании распорядительных актов, даже в том случае, если они четко прописаны в законе, тем более, если речь идет о начислении, производимом единоразово в отношении отдельно взятого работника.
Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа
Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:
- неправильно написать название организации;
- не проставить или написать неправильно дату составления документа;
- не указать регистрационный номер;
- не написать компенсируемую сумму прописью;
- неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
- не указать должность;
- не указать ответственное лицо;
- внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
- написать текст неразборчивым почерком;
- сделать много исправлений в документе;
- сделать орфографические ошибки;
- неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
- искусственно состарить документ;
- затереть ластиком текст.
Как исправить допущенные ошибки
Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:
- Переписать/перепечатать документ. Воспользоваться таким способом можно, если ошибка была замечена:
- до того, как была поставлена подпись руководителя;
- в момент подписания.
- Издать новый приказ. Но перед тем как приступить к изданию нового, необходимо создать приказ, аннулирующий приказ, в котором присутствуют различного рода ошибки. В нем должно содержаться следующее:
- регистрационный №;
- дата, когда он был составлен;
- название документа;
- начало текста, начинающееся со слов: «Признать утратившим силу» или «Считать недействительным»;
- основания для отмены;
- кто несет ответственность за исправления;
- подпись.
Приложение N 4. Решение о зачете денежного залога
Акт сверки взаиморасчетов с поставщиком следует приложить обязательно, вне зависимости от причины возникновения дебиторской задолженности. Он позволит понять расхождения в учете или выявить ошибку.
Поможем с любыми вопросам касающимися юридических тонкостей. Всегда предоставлем актуальную информацию на сегодняшний день.
Администратор доходов бюджета — орган государственной власти, значения ИНН, КПП которого указаны в платежном поручении (платежном ордере банка) в реквизитах «ИНН» получателя и «КПП» получателя.
В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи.
Российское законодательство твердо регламентирует официальные удержания из заработной платы работников:
- виды удержаний описаны в Налоговом Кодексе РФ (обязательные – это налоги, по инициативе работодателей и по воле самого сотрудника);
- как проходит исполнительное производство, говорится в Федеральном законе № 229 от 02. октября 2007 года;
- уточняются зарплатные начисления, по которым исчисляется размер выплат по алиментам, в Постановлении Правительства № 841 от 18 августа 1996 года.
- порядок удержания алиментов, перечисления компенсаций за вред здоровью, по потере кормильца – эти выплаты, удерживаемые исключительно по решению суда, регламентированы ст. 138 ТК РФ, п. 3 ст. 99 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ;
- порядок удержания алиментов, перечисления компенсаций за вред здоровью, по потере кормильца – эти выплаты, удерживаемые исключительно по решению суда, регламентированы ст. 138 ТК РФ, п. 3 ст. 99 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ;
- удержания по неотработанным дням отпуска, излишне выданному авансу, результатам счетных ошибок –
- удержания по неотработанным дням отпуска, излишне выданному авансу, результатам счетных ошибок – ст. 137 ТК РФ;
- добровольные вычеты из зарплат по заявлению сотрудника, размер их не ограничен, регламентирует Письмо Роструда от 26 сентября 2012 года № ПР/7156-6-1.
Документы, подтверждающие расходы
Авансовый отчет проверяется на достоверность бухгалтером, утверждается руководителем и принимается к учету.
Достоверность расходов в отчете может быть подтверждена:
| Виды расходов | Прилагаемые документы |
| Хозяйственные | Кассовые и товарные чеки, накладные, БСО и т.д. |
| Командировочные | 1. Проездные документы (билеты, посадочные талоны)
2. Квитанции о предоставлении постельных принадлежностей 3. Чеки из гостиницы или договор найма жилья 4. Командировочное удостоверение 5. Чеки о прочих расходах с ведома организации, закреплены в положении о командировках |
Командировочное удостоверение обязательно для использования бюджетными и казенными учреждениями, коммерческие организации вправе его не использовать. Факт времени пребывания в командировке подтвердят: проездные документы, чеки из гостиницы.
Приказ о возмещении расходов, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях (образец заполнения)
| Документ предоставлен КонсультантПлюс
Форма подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 23.10.2015. Форма разработана для Путеводителя по кадровым вопросам. «Изменение условий трудового договора». Приказ о возмещении расходов, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях (образец заполнения) (ООО «Верона») Москва личного автомобиля в служебных целях |
Если сотрудником компании во время командировки допущен перерасход и израсходованы личные средства, можно написать заявление на возмещение понесенных расходов, приложив к нему подтверждающие документы. Образец заявления о возмещении командировочных расходов, подготовленный нашими специалистами, поможет сэкономить время на его составление.
Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Дело в том, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ). Значит, и командировками в понимании Трудового кодекса служебные поездки исполнителей по договорам гражданско-правового характера не являются.
C заявлением на возмещение денежных средств, которые были потрачены на нужды организации, как правило, обращаются подотчетные лица, израсходовавшие больше денег, чем им было выдано. Ведь от непредвиденных трат никто не застрахован. Если расходы действительно были необходимы и подотчетник представил подтверждающие их документы, то организация должна будет выплатить ему возмещение. Образец заявления о возмещении денежных средств приведен ниже.
Напомним, что подотчетным лицом может как обычный работник, так и руководитель, а также исполнитель, с которым у компании заключен гражданско-правовой договор (Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 ). Соответственно, и заявление о возмещении личных средств может написать любой из них.
Составление авансового отчёта
Если сотрудник вернулся из командировки, то у него возникает обязанность отчитаться о полученных суммах в течение 3 дней после возвращения (п.26 Положения о служебных командировках). Если сотрудник не ездил в командировку, но брал подотчётные деньги на какие-либо нужды, то отчитаться он должен либо в течение 3 дней после покупки, либо той датой, которую компания назначила сама при выдаче аванса.
Интересен тот факт, что если сотрудник не брал деньги под отчёт перед тем, как совершить покупку, АО ему составлять не надо. Достаточно принести подтверждающие документы и написать заявление, в котором он просит вернуть потраченные ДС. Необходимо указать причину затрат и их обоснование.