Построение системы управления рабочим временем сотрудников
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Построение системы управления рабочим временем сотрудников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Планирование времени, как и планирование вообще, является первой обязанностью любого руководителя, но, к сожалению, как показывают исследования, отечественные менеджеры уделяют этому немного времени — в 3,5 раза меньше, чем их американские коллеги, зато на оперативную работу — по всем меркам менее важную — тратят на треть больше.
Лекция 13 «Состав и структура персонала на предприятии»
1. Состав и структура персонала.
2. Показатели численности работников предприятия.
3. Определение потребности в персонале и планирование его численности.
4.Показатели движения рабочей силы.
1.Состав и структура персонала
Кадры (трудовые ресурсы) – это совокупность работников предприятия различных профессионально-квалификационных групп, занятых на предприятии и входящих в его списочный состав.
Профессия – это вид трудовой деятельности, требующий теоретических знаний, практических навыков.
Специальность – это вид трудовой деятельности в пределах профессии, требующий специальных знаний, навыков.
Квалификация – знания, умения, навыки, опыт для выполнения работы определенной сложности.
Под структурой персонала понимается соотношение численности работников каждой категории в общей численности, выраженное в процентах.
На предприятиях весь персонал длится на 2 группы:
— промышленный производственный персонал (ППП
— работники, занятые неосновной производственной деятельностью. К ним относятся работники непромышленных организаций, состоящих на балансе предприятия (транспортных организаций, объектов социальной сферы и другие)
-
В свою очередь ППП делятся на ряд категорий: — рабочие и служащие
— рабочие –основные и вспомогательные
— служащие: руководители, специалисты и другие работники, относящиеся к служащим.
Под структурой персонала понимается соотношение численности работников каждой категории в общей численности, выраженное в процентах.
Структура персонала
|
Категории персонала |
Численность |
% |
|
Рабочие |
880 |
|
|
Руководители |
50 |
|
|
Специалисты |
150 |
|
|
Прочие |
20 |
|
|
Итого |
1100 |
Принципы работы и виды систем учета рабочего времени
Современная автоматическая система контроля учета рабочего времени основана на фиксации и последующем анализе заданных параметров, которые можно выбрать и установить. Это:
- временные протоколы;
- фиксация пространственных перемещений;
- быстрота доставки данных;
- сохранение всей информации в специальной базе.
Как правило, все такие системы рассчитаны на осуществление контроля над перемещением работников в заданном временном интервале. Системы учитывают, когда сотрудник пришел на работу, сколько находился на ней и когда ушел. Некоторые программы учитывают степень занятости персонала, это позволяет максимально эффективно использовать рабочее время.
Все системы учета помогают руководству компаний получить следующие данные:
- время прихода работников и ухода;
- виды дисциплинарных нарушений (прогулы, опоздания);
- возможные переработки.
Это позволяет создать общую картину в отношении всех подразделений и конкретных рабочих.
В зависимости от принципов работы и необходимых результатов, системы учета рабочего времени можно разделить на несколько видов. Рассмотрим их подробнее.
Кто должен вести учет рабочего дня
Вне зависимости от выбранного подхода, ответственность за его осуществление по умолчанию ложится на работодателя. Чаще всего в этой роли выступает директор организации. Но представители топ-менеджемента очень редко занимаются этим самостоятельно, поскольку у них есть множество других обязанностей.
Чтобы назначить сотрудника, ответственного за этот вид работы, издается приказ. В нем фиксируются и дедлайны. Если фирма небольшая, то это может быть один человек. Когда речь идет о крупной корпорации, то зачастую это функция начальников каждого отдела. Алгоритм следующий: заполняется табель, закрывается, после чего на него ставится подпись. Иногда ведение ежедневного учета рабочего времени работников ложится на плечи бухгалтера или секретаря.
Уполномоченное лицо должно:
- фиксировать продолжительность присутствия персонала и вносить его в документы;
- контролировать наличие и подлинность бумаг, подтверждающих уважительные причины пропусков и опозданий: справок из медицинских учреждений, судебных повесток и других;
- закрывать ведомости с обозначением числа отработанных часов, ставить на ней подпись, а после сдавать в бухгалтерию.
Ответственные сотрудники обязаны перед началом полномочий ознакомиться с текстом приказа.
Следующего этапа работы лучше всего избегать, поскольку мозг начинает отказываться от работы, отвлекается, прокрастинирует всеми силами. Если вы смотрите в монитор и не можете ничего начать делать или выполнение задач затягивается, лучше отправится домой, назначить приятную встречу или поспать. Не стоит тратить силы на борьбу с собой — вы уже устали, просто примите это.
Если уйти из офиса не получается или не уместно, то я стараюсь переключиться на какую-нибудь совсем простую работу: сортировка дел, разбор завалов старых задач, проверка почты, работа с соц.сетями, наведение порядка на рабочем месте и т.д. Такой работы всегда много, к успеху она не ведет, но иногда завалы рутины разгребать нужно.
Правило шестое: вознаграждайте себя за проделанную работу
Оказывается, отдыхать тоже нужно уметь. Главный принцип здесь — релаксацию нужно устроить до того, как вы устали. Дело в том, что для снятия сильной усталости требуется гораздо больше времени. Прямо как болезнь, которую проще предупредить, чем потом лечить. Поэтому после выполнения очередной задачи вознаграждайте себя минуткой-другой отдыха.
Вообще, на режимных предприятиях советского образца есть правила внутреннего трудового распорядка. Они предусматривают несколько перерывов в течение рабочего дня. Такой же подход применяется и на производствах за рубежом. Поговаривают даже, что если немец перед звонком на перекур замахнулся молотком, то после звонка он не станет делать удар, а отложит инструмент в сторону и пойдет отдыхать. Война войной, а обед по расписанию, как гласит известная поговорка.
В общем, небольшие перерывы в работе сильно повышают эффективность труда. Паузу можно использовать для того, чтобы выпить чашку кофе, выйти на небольшую прогулку или съесть что-то вкусное. Это работает и на уровне психологии: выполнять задачу проще, если знать, что в конце вас ждет пусть и символическое, но все же вознаграждение. Но здесь опять же, никуда без самодисциплины. Уж если запланировали перерыв на 10:00, то до этого времени не давайте себе никаких поблажек. Сначала будет трудно, но потом тоже войдет в привычку.
Кто организовывает рабочее время в организации
Вне зависимости от выбора формата ведения отчетности, ответственность за нее несет сам директор организации — назначает человека, который будет непосредственно заниматься составлением итогов по полученным данным.
Что входит в обязанности ответственного за учет рабочего времени в организации:
- фиксирует или проверяет правильность внесенных данных о времени прибытия на рабочее место;
- подтверждает наличие документов об уважительных причинах отсутствия сотрудника на рабочем месте;
- проверяет отчеты сотрудников по выполненным задачам и времени их выполнения;
- составляет итоговый отчет по пропускам и эффективности труда работников.
Ошибки и трудности при планировании рабочего времени
Даже опытные, организованные менеджеры, руководители, активно использующие тайм-менеджмент, допускают ошибки при планировании. Самыми распространёнными из них можно назвать:
- Неправильную расстановку приоритетов.
Большинство современных методик планирования утверждает, что важные дела нужно выполнять в первую очередь. Но, у некоторых людей возникают сложности с определением того, что имеет для них первостепенное значение. В результате, используя Матрицу Эйзенхауэра для планирования, они часто путают квадраты A и C, в которых находятся совершенно разные по приоритетности задачи.
Чтобы достичь лучшего результата, максимальные усилия стоит направлять на дела, важные в данный момент времени. Не стоит работать на перспективу, если дело можно отложить на более поздний срок.
- Рассеивание внимания на мелочи.
Важность этого момента наглядно иллюстрирует закон Парето, утверждающий, что 80 % результата обеспечивается 20% усилий. То есть, работая над незначительными задачами, вам придётся затрачивать в 4 раза, а результат в итоге будет в 4 раза меньше запланированного. Поэтому нужно концентрироваться на главном, а мелкую работу выполнять по ходу.
- Отсутствие времени на личные дела.
Погрузившись в работу, важно не забывать о любимом хобби, которое принесёт положительные эмоции, позволит расслабиться после напряжённой работы. Грамотно распланировав время, вы сможете спокойно заниматься своими делами без спешки.
Правила и рекомендации для продуктивной работы в зависимости от времени дня
Организм человека в 8 часов утра и 8 часов вечера настроен на абсолютно разные цели. Мозг способен на подвиги в утренние время и хочет отдыхать ночью. Зато после подзарядки в период ночного сна, он снова готов рваться в бой. Биоритмы человека напрямую влияют на его личную и профессиональную жизнь. Вот почему организация времени рабочего дня должна контролироваться этими естественными законами природы.
Итак, активность организма и мозговой деятельности подчиняется биоритмам и биологическим часам, исходя из чего мы можем распределять задачи на весь день по следующей схеме:
- 3.00-6.00 — активизируются мозговые процессы. Вставая в 4-5 часов утра, при условии, что вы не поздно легли спать, вы будете чувствовать себя бодрым и полным сил. Вы будете иметь больше времени в утренние часы, которые помогут настроиться на продуктивный день и его спланировать. Приведено много примеров, когда самые лучшие решения сложных рабочих и жизненных вопросов приходили людям именно в это время, когда их ум находился в тишине и спокойствии. Вставая рано, вы будете больше успевать за день и соответственно раньше начинать рабочую деятельность со свежей головой.
- 6.00-9.00 — мозг готов принимать и воспринимать новую информацию. На пике своей активности находятся логическое мышление и долговременная память. Это самый продуктивный для работы временной отрезок за весь день;
- не отвлекаться на второстепенные задачи, решая главную. Даже, если на голову внезапно свалится какое-то «неотложное» дело, нужно продолжать выполнять то, что уже было определено приоритетным, а уже после — решать новоприбывшую задачу;
- избегать импульсивных действий, которые не были запланированы на этот день — в голове не раз возникнет желание сделать что-то из списка дел на завтра или на следующую неделю, но всему свое время;
- делать 5-10-минутные перерывы после каждого часа проделанной работы для восстановление сил и энергетических ресурсов — это важно, чтобы не “сдаться” раньше времени;
- можно комплектовать схожие по смыслу задачи в отдельные группы — например, собрать все предстоящие звонки в одну группу и обзвонить людей за один присест, после чего взяться за другой вид работы;
- контролировать выполнение и соответствие плану — порядок должен быть и в голове, и на столе, и в рабочем плане;
- доводить дело до его логического финала — для этого нужно следовать по графику, делать все по часам и тогда не придется задачу, запланированную на 3 часа дня выполнять в 6 вечера.
Цель тайм-менеджмента
Формирование оптимального режима работы – основная цель тайм-менеджмента
В соответствии с корпоративным подходом к понятию тайм-менеджмента, основной задачей управления рабочим временем является достижение максимальной эффективности его использования путем сбалансированного планирования личной работы в организации. Это справедливо и для управления своим рабочим временем вне организации, если вы, например, свободный художник.
Фундаментальными детерминантами оптимального режима личной работы являются регулярное оперативное планирование и систематичность контроля выполнения управленческих задач.
Режим личной работы должен включать с себя четкую регламентацию использования рабочего времени на решение задач, связанных с документами, приемом посетителей, участие в совещаниях и т.д. Непосредственное составление плана личной работы предполагает своей целью создание нормального ритма работа аппарата управления в масштабах всей организации, так как, в конечном счете, это обеспечивает оптимальную очередность выполнения управленческих задач, дает возможности выделить время для инновационной деятельности, повышения квалификации управленческих кадров, а также определить стратегические перспективы.
Если режим работы несбалансирован, то, в соответствии с концепцией тайм-менеджмента и планирования личной работы менеджера, создаются критические ситуации, принимаются непродуманные решения, снижается результативность труда.
Формирование оптимального режима работы предполагает, что планирование рабочего времени должно учитывать задачи, которые повторяются периодически, и внезапно возникающие задачи, которые невозможно запланировать заранее.
Объективно, планируя свой режим работы, вы не можете игнорировать необходимость выполнения регулярных задач, которые повторяются с определенной периодичностью: ежедневно, еженедельно или ежемесячно. К таким задачам можно отнести, например, работу с документами. Очевидно, что время выполнения периодических работ должно быть четко определено при организации личной работы, так как все они относятся к обязательным задачам и невыполнение их ведет к перебоям в работе и снижению темпов достижения стоящих перед вами целей. Отдельно также можно выделять нерегулярные повторяющиеся работы, которые планируются заранее, например, служебные командировки, переговоры, совещания и т.п.
Внезапно возникающие задачи, объективно не предоставляющие возможности запланировать их заранее, не могут быть предусмотрены при планировании личной работы, следовательно, для этого необходимо резервировать рабочее время, которое может быть использовано вами для их выполнения. В соответствии с принципами тайм-менеджмента решение внезапно возникших задач либо перепоручается, либо переносится на другое время, либо же выполняется за счет сокращения затрат времени на запланированные работы.
Тайм-менеджмент преследует цель сформировать оптимальный режим работы, а не просто составить порядок выполнения задач. Важным аспектом выступает распределение времени на решение стоящих перед вами задач в соответствии с их важностью, срочностью выполнения, а также с учетом возможных сроков их выполнения.
Оптимальный режим управления временем должен в максимальной степени учитывать все будущие виды работ, при этом необходимо сопоставлять необходимый объем рабочего времени для выполнения поставленных задач с плановым фондом рабочего времени, чтобы он соответствовал общему бюджету рабочего времени, которым вы располагаете.
Цели time-менеджмента
Управление рабочим временем может решить массу целей и задач, современный ритм жизни заставляет относиться ко времени с большим вниманием, а модные и успешные коучеры разрабатывают массу методик, подчиняющих время деловому ритму жизни. Но что удивительно: многие из законов подчинения времени были открыты и сформулированы в середине 20 века, некоторые и того раньше – сотню и даже более лет назад, когда бизнес только начинал заявлять о себе и ритм жизни только начал ускоряться.
Закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Этот афоризм ироничен, однако его правильность доказывается непосредственной жизнью. Наблюдая за собой, за своими близкими, а затем и за работой органов власти и официальных учреждений английский историк заметил, что как в быту, так и в общественной жизни человек готов тратить время на бесполезные дела.
Закон Паркинсона был сформулирован историком Сирилом Норткотом Паркинсоном статье, напечатанной в британском журнале «The Economist» в 1955 году.
Если человек не ограничивает себя временными рамками, он может выполнять работу снова и снова, бесконечно исправляя что-либо, корректируя, ища недостатки, как бы стремясь довести дело да абсолютного совершенства, действуя не на результат, а погружаясь в процесс.
Приложения для планирования времени
Во многих методах планирования рабочего времени мы упоминали специальные приложения. Вот некоторые из них.
- Todoist — многофункциональный планировщик, на котором также можно применять матрицу Эйзенхауэра.
- Focus To-Do — объединяет таймер Pomodoro («Помидор») и таск-менеджер.
- Trello — применяется для метода Канбан, когда дела распределяются по категориям в зависимости от уровня их готовности.
- Notion — применим для метода «Айсберг», цель которого централизованное хранение всей имеющейся у вас информации, представляет из себя базу данных.
- Forest — помогает вам концентрироваться на работе, не отвлекаясь на телефон. Дерево, растущее на экране смартфона, погибает, когда вы включаете устройство.
- SingularityApp — таск-менеджер, составляющий вам список задач, ориентируясь на письма на электронной почте.
Сокращенное рабочее время
Сокращенное рабочее время — это продолжительность рабочего времени меньше обычного восьмичасового, но при этом оплачивается полностью.
Устанавливается сокращенное рабочее время определенным группам работников.
Под эту категорию попадают:
- работники младше 16 лет – работа не более 24 часов в неделю;
- лица с 16 до 18 лет – рабочая неделя не более 35 часов;
- инвалиды I или II группы – работа не больше 35 часов;
- работники, занятые на вредных производствах и производствах с опасными условиях труда.