Инвентаризация финансовых обязательств в бюджетном учреждении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация финансовых обязательств в бюджетном учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При обнаружении недостачи отражается выбытие объекта ОС (п. 40-42 ФСБУ 6/2020). Списание объекта оформляется актом (форма № ОС-4), утверждаемым руководителем организации. На основании этого акта, переданного бухгалтерской службе, в инвентарной карточке (форма № ОС-6) делается отметка о выбытии.

Отражение в учете инвентаризационных разниц

При инвентаризации выявляется фактическое наличие активов и обязательств, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета (п. 79 СГС «Концептуальные основы»).

Напомним, что согласно Указаниям № 52н, утвержденным Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н, для казенных учреждений предусмотрены следующие формы для документального оформления проведения инвентаризации.

Оформление документов по инвентаризации объектов ОС

Унифицированные формы документов по оформлению инвентаризации утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

В целях инвентаризации объектов основных средств применяется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) (далее – инвентаризационная опись).

В инвентаризационной описи отражается следующая информация:

Издание приказа о проведении инвентаризации

Процедура инвентаризации кассы организации начинается с издания ее руководителем приказа о проведении инвентаризационного мероприятия. Для этого можно использовать как самостоятельно разработанную и утвержденную организацией форму приказа, так и унифицированную форму № ИНВ-22, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Решение об использовании самостоятельно разработанных или унифицированных форм документов необходимо зафиксировать в учетной политике организации. В любом случае такой приказ должен содержать следующую информацию:

• дату начала и дату окончания инвентаризации;
• место проведения инвентаризации;
• участки и объекты, подлежащие проверке;
• причину, по которой проводится инвентаризация (смена кассира, составление годовой бухотчетности, контрольное мероприятие и т.д.);
• состав инвентаризационной комиссии и ее председатель;
• срок сдачи в бухгалтерию материалов по инвентаризации.

Сущность инвентаризации в бюджетном учреждении

Инвентаризация предполагает проверку наличия и состояния имущества на установленную дату и соответствие такой информации данным проводимого в бюджетном учреждении бухучета. Сущность инвентаризации заключается в том, чтобы сравнить фактическую и учетную информацию между собой и выявить ошибки бухгалтеров или материально-ответственных лиц, исправить их в отчетном периоде и в последующем не допускать. Также инвентаризация необходима в том случае, когда предполагается факт хищения и присвоения государственного имущества виновной стороной.

Инвентаризация обязательна к проведению при наступлении определенных ситуаций, к которым относятся:

• реорганизация учреждения;
• смена или увольнение материально-ответственных лиц;
• составление годовой финансовой и бухгалтерской отчетности;
• подозрения по факту хищения или кражи;
• чрезвычайная ситуация вследствие стихийного бедствия.

На сегодняшний день вся бухгалтерская учётная документация организаций может составляться в свободной форме без использования общеобязательных бланков. Однако множество предприятий до сих пор используют разработанные государственными органами формы. Это объясняется их удобством и привычкой сотрудников.

Для проведения инвентаризации в государственных, бюджетных, казённых учреждениях используется форма ОКУД 0504835. Это прямое требование законодательства. Форма утверждена Приказом Минфина в 2015 году и практически используется с декабря 2017 года. Перед использованием бланка его необходимо утвердить соответствующим приказом руководителя учреждения.

Заполнить бланк можно одним из двух стандартных способов: от руки при помощи синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и в печатном виде при помощи компьютерных средств. Выбор остаётся за председателем комиссии. Отметим, что оба варианта при условии подписания всеми членами комиссии будут по итогу обладать равной юридической силой.

Объясняем, как правильно заполнить форму

Начать следует с шапки бланка. Отмечаем, что настоящая форма утверждена соответствующим приказом руководителя учреждения, ссылаемся на него (дата утверждения и подпись директора). Далее присваиваем акту уникальный номер для документооборота и хранения в фирме. Прописываем сведения об организации, проводящей инвентаризацию:

• полное наименование компании со ссылкой на организационно-правовую форму;
• код согласно классификатору.

Указываем дату составления документа, ответственное за имущество лицо, перечисляем состав комиссии со ссылкой на распоряжение начальника. Для каждого члена комиссии прописываем его ФИО и должность согласно штатному расписанию.

Ниже по документу заполняем блок с информацией о проводимом мероприятии. Обозначаем следующие моменты:

• временные рамки проведения инвентаризации;
• ФИО ответственного;
• какое именно имущество подвергается проверке;
• ссылаемся на составленные в ходе процедуры описи.

Следующим шагом члены комиссии подводят итоги всей процедуры. Если были выявлены какие-то нарушения, об этом делается отметка.

Отражение в бюджетном учете операций по списанию недостачи производственного инвентаря

 Операция 

 Корреспонденция счетов 

 Сумма, 
 руб. 

 Дебет 

 Кредит 

1. Списана сумма
начисленной 
амортизации 

 110436410 
 "Уменьшение за счет 
 амортизации стоимости
 производственного и 
 хозяйственного 
 инвентаря - иного 
 движимого имущества 
 учреждения" 

 110136410 
 "Уменьшение стоимости
 производственного 
 и хозяйственного 
 инвентаря - иного 
движимого имущества 
 учреждения" 

 10 000 

2. Списана 
остаточная 
стоимость 
инвентаря 

 140110172 
 "Доходы от операций 
 с активами" 

 110136410 
 "Уменьшение стоимости
 производственного 
 и хозяйственного 
 инвентаря - иного 
 движимого имущества 
 учреждения" 

 50 000 

3. Отражена 
задолженность 
виновного лица 

 120971560 
 "Увеличение 
 дебиторской 
 задолженности 
 по ущербу основным 
 средствам" 

 140110172 
 "Доходы от операций 
 с активами" 

 35 000 

Пример 3. В ходе инвентаризации обнаружены излишки хозяйственных материалов рыночной стоимостью 500 руб. Отражение в бюджетном учете операции по оприходованию излишков хозяйственных материалов приведено в табл. 3.

Пять практических вопросов по инвентаризации в бюджетном учреждении

Вопрос №1. Необходимо ли осуществлять инвентаризацию, если бюджетное учреждение реорганизовано?

Да, в обязательном порядке. Этот пункт указан на законодательном уровне, а потому, если, к примеру, обычная средняя школа реорганизуется в гимназию или лицей, все ее материальные ценности и денежные средства должны быть проинвентаризированы для передачи новому руководству.

Вопрос №2. Должна ли инвентаризационная комиссия самостоятельно переписывать наименования объектов учета, или эту процедуру можно упростить?

Да, работу инвентаризационной комиссии можно упростить, для чего бухгалтер распечатывает из автоматизированной программы перечень ревизуемого имущества. Кроме того, это удобно, поскольку члены комиссии могут не знать всех наименований, а предоставленный список поможет наилучшим образом обработать полученные результаты. Таким образом можно избежать пересортицы, особенно часто возникающей при наличии большого перечня наименований материальных ценностей.

Вопрос №3. Имеем ли мы право удержать из зарплаты материально-ответственного лица сумму недостачи, выявленной при инвентаризации имущества?

Безусловно, это действие можно совершить. Однако необходимо помнить, что вина ответственного сотрудника должна быть полностью доказана. Кроме того, с него необходимо взять объяснение по поводу того, каким образом могла произойти недостача, и согласен ли он возмещать ущерб. Также руководитель в обязательном порядке должен издать приказ, в котором отражаются результаты инвентаризации и ответственность, которую должен понести виновник недостачи.

Вопрос №4. При инвентаризации выявлена недостача, и виновный сотрудник согласился, чтобы ее удерживали из его заработной платы. В каком размере мы имеем право производить удержания? Можно ли удержать сразу всю сумму, если размер зарплаты позволяет?

Согласно законодательству РФ удержания из заработной платы должны производиться в размере не более 20 % от ее размера. Это необходимо учитывать, если, к примеру, необходимо удержать достаточно большую сумму денежных средств. Тогда такую процедуру необходимо совершать в течение нескольких периодов по 20 % до тех пор, пока вся сумма не будет погашена полностью.

Инвентаризационная комиссия

Состав инвентаризационной комиссии учреждение утверждает самостоятельно. В пункте 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств рекомендуется включать в состав такой комиссии представителей администрации организации, работников бухгалтерской службы, других специалистов (например, экономистов).

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Специалисты финансового ведомства считают, что участие работников бухгалтерской службы в инвентаризационной комиссии, наделенной полномочиями по инвентаризации финансовых активов и обязательств, является обязательным, так как ее участие обеспечивает предоставление информации, необходимой для проведения инвентаризации (Письмо Минфина РФ от 27.11.2014 № 02-06-10/60461).

Инвентаризация основных средств в бюджетных учреждениях является одним из наиболее приоритетных и ответственных направлений в работе проверочной комиссии. Ведь здесь необходимо проанализировать и подсчитать не только фактическое присутствие на предприятии активов, но и определить физическое состояние каждого объекта, подлежащего проверке. Для этого требуется опыт и определенные навыки членов отобранной руководителем комиссии, поскольку перечень основных средств зачастую слишком велик: он включает массу позиций от объектов недвижимости до канцелярских ручек и карандашей.

Порядок проведения годовой инвентаризации в бюджетном учреждении по части основных средств, равно как при частной внеплановой проверке, включает в себя конкретные принципы анализа объекта обследования. Задачей такой проверки является:

• пересчет и фиксация фактического наличия ОС;
• сопоставление полученных данных с информацией бухгалтерского учета, внесенной ранее в программу «1С»;
• установление расхождений и выявление недостач и излишков, если таковые имеются;
• проверка объектов, непригодных к использованию;
• выявление основных средств, которые не соответствуют критериям признания.

При этом объекты земельных участков с их зданиями, сооружениями, недвижимостью не подлежат обязательной годовой проверке, и бюджетное учреждение не обязано проводить инвентаризацию таких средств ежегодно – достаточно проверять их раз в три года.

Не менее важным моментом в работе казенного предприятия является проверка кассы и хранящихся в ней денежных средств. Целью инвентаризации кассы в бюджетном учреждении является проверка реального учета на действующем участке кассовых операций, а также выявление соответствия информации в кассовых документах с фактической наличностью. Но в каких случаях проверка кассы является обязательной? Этому предшествуют следующие ситуации:

• передача казенного имущества в аренду или в собственность покупателя;
• канун составления годовой отчетности;
• смена МОЛ;
• выявление признаков кражи, хищения, порчи имущества;
• форс-мажорные ситуации;
• стихийные бедствия;
• аварии;
• чрезвычайные ситуации;
• ликвидация или реорганизация предприятия.

Перед проведением проверки все процессы по движению в кассе прекращаются, кассир предоставляет комиссии совокупность всех ПКО, РКО, денежных ведомостей. Будучи материально-ответственным лицом, он также подтверждает, что им сдана вся кассовая документация в бухгалтерию или самим членам комиссии, а также дает информацию о том, что все прибывшие средства оприходованы, а выбывшие – списаны. Затем наступает непосредственное проведение самой проверки, которая подразумевает обязательный пересчет всех наличных банкнот в кассе с их конкретным номиналом, а выявленная по итогу подсчета сумма сверяется с той, которая была указана кассиром в кассовой ведомости и остатках на конец периода. Если на предприятии присутствует контрольно-кассовая техника, проверка начинается со сверки чеков и вписанных в них сумм с данными в программе. Не обходят стороной и отсутствие перелимита в кассе – сумма на остатках не должна превышать граничного его значения. Нужно также заметить, что помарки, ошибки и вычерки в кассовых документах недопустимы. По окончании инвентаризации кассовых средств в двух экземплярах комиссией составляется акт инвентаризации. Один из них передается в бухгалтерию, другой остается у МОЛ в лице кассира.

Как заполнить второй и третий листы

Поскольку для них есть методические рекомендации, подробно останавливаться на оформлении этих таблиц мы не будет. Рассмотрим лишь сложные моменты.

Оценочную стоимость объекта следует определять в соответствии с Разделом II Инструкции по применению единого плана счетов (Приложение 2 к Приказу Минфина от 01.12.2010 № 157н). Оценочной стоимости нефинансовых активов посвящен пункт 25. По методу рыночных цен, она определяется как цена реализации аналогичного объекта на учетную дату.

Целевая функция актива — это способ его вовлечения в оборот с целью получения прибыли (например, ввод в эксплуатацию или дооснащение). Если же сделать это не представляется возможным, описывают порядок его выбытия (например, списание или передача другой организации).

1. Общие вопросы проведения инвентаризации.
• Требования законодательства при проведении инвентаризации в учреждении – применение СГС «Концептуальные основы» и Приказа Минфина России от 13.06.1995 №49.
• Порядок формирования инвентаризационной комиссии; требования к составу комиссии и порядку принятия решений комиссии.
• Документальное оформление проведения инвентаризации: учетная политика, приказ руководителя, иные документы.
2. Особенности проведения инвентаризации в учреждении.
• Новые функции при проведении инвентаризации: оценка сроков полезного использования нематериальных активов с неопределенным сроком; формирование резерва под снижение стоимости материальных запасов.
• Порядок проведения и документального оформления инвентаризации в 2021 году и отражения ее результатов в учете учреждения.
• Принятие к учету имущества, выявленного как излишки по результатам инвентаризации: бухгалтерский учет и налоговые последствия.
• Особенности списания нефинансовых активов, утративших способность приносить учреждению экономические выгоды и полезный потенциал.
• Порядок списания имущества, выявленного как недостачи по результатам инвентаризации.
• Особенности составления инвентаризационных документов требований обновленного Приказа №52н.
3. Выявление виновников по недостачам и учет ущерба имуществу.
• Определение и стоимостная оценка ущерба, причиненного учреждению.
• Учет расчетов по ущербу при наличии виновного лица, причинившего ущерб учреждению и при отсутствии виновных лиц.
• Аналитический и синтетический учет и отражение в бухгалтерском учете расчетов по ущербу имущества; особенности применения счетов 40140 «Доходы будущих периодов» при нанесении ущерба имуществу.
4. Применение СГС «Обесценение активов» при проведении годовой инвентаризации.
• Классификация активов и понятие обесценения активов в бюджетном учете.
• Порядок проведения теста на обесценение активов при годовой инвентаризации и особенности его документального оформления.
• Признание убытка от обесценения активов, в том числе, в случае если распоряжение активом требует согласования с собственником.
• Поиск признаков снижения убытка от обесценения активов.
• Особенности обесценения финансовых активов в соответствии с требованиями СГС «Финансовые инструменты».
• Отражение результатов обесценения активов в учете и отчетности учреждения.
5. Порядок списания дебиторской и кредиторской задолженности в соответствии с СГС «Доходы» и СГС «Финансовые инструменты».
• Проверка обоснованности расчетов; порядок применения срока исковой давности.
• Новый порядок списания задолженностей, нереальных к взысканию; порядок признания сомнительной задолженности и формирования резерва по сомнительным долгам.
• Особенности принятия решения о признании безнадежной к взысканию задолженности по платежам в бюджет и о ее списании администраторами доходов (ст. 47.2 БК РФ)
• Порядок списания и забалансового учета нереальной к взысканию задолженности.
• Понятие «выпадающие доходы» и особенности применения КОСГУ 174 при списании задолженностей.

Выявлены неучтенные объекты ОС

Срок полезного использования выявленного ОС определяется при его принятии к бухгалтерскому учету.

В целях налогообложения стоимость обнаруженного имущества признается внереализационным доходом. Первоначальной стоимостью ОС признается его рыночная стоимость (п. 20 ст. 250 НК РФ, абз. 2 п. 1 ст. 257 НК РФ). Эту величину нужно подтвердить документально.

Для этого могут быть использованы данные о ценах на аналогичные основные средства, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей; сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций, а также в СМИ и специальной литературе; экспертные заключения (например, оценщиков) о стоимости отдельных объектов основных средств. Начисление амортизации по ОС начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем, в котором оно было введено в эксплуатацию.

Похожие записи:

• Как признать имущество совместно нажитым при разводе супругов?
• Лишение родительских прав отца за неучастие в жизни ребенка
• Владимир Путин не исключил «широкой амнистии» в 2023 году